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社員総出の自社倉庫の引っ越し(パート1:準備編)

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倉庫の引っ越しを外注業者に頼まず、自社のリソースだけで全て行った経験はありますか?Tokyo Otaku Mode(以下、TOM)はそれに「YES」と答えることができる数少ない会社のひとつです。ここでは準備の内容にあわせて、少しだけ自社倉庫に至った背景にも触れます。

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TOMの越境EC事業は当初、ECにおける発送作業のすべてを3PLにお願いすることで運用していました。しかしながら、事業の拡大と自社開発途上の倉庫管理システム(WMS)から繰り返されるオペレーションの変更は、倉庫運用のコスト増加の要因でもありました。海外配送というノウハウを蓄積していきたいという観点からも、自社内製化というチャレンジは、とても自然な流れでした。下記は引っ越すにあたって準備・検討した項目になります。

倉庫物件

なにはともあれ倉庫を運営する場所がなくては引っ越せません。郵便局の当日の最終集荷時間も考慮した場所に絞り込みました。この集荷時間が1時間違うだけで、必要なリソースが大きく変わるからです。家賃は安くても、その分だけリソースが必要であったり、スタッフが集まりにくい場所では派遣人数の割合が増えてしまい、逆にコスト高となる可能性があるためです。当時、東京・表参道にあったオフィスからの距離も重要でした

備品


基本的に必要な物をどんどんピックアップして買っていきました。購入した備品は、商品を陳列するための棚などの選定、使用するハサミや休憩室のティッシュ、ボールペンなど大小ありとあらゆるものにまで至ります。必要な物を箇条書きにして一番安く購入できる方法を調査します。この作業で最初のリストに記入していた予算から大幅に安く準備できました。リストアップした物リスト数は230項目に及びます

スタッフ


倉庫の場所が決まったタイミングで、庫内で働いてくれるメンバーを募集します。スターティングメンバーの募集に一番困ったのは実は面接場所です。倉庫周辺には喫茶店が少ないので最寄り駅の喫茶店、東京・表参道のオフィスまで来ていただいたりしました。

オペレーション


倉庫の場所が決まった段階で、引っ越しのスケジュールや費用算出に加えて、自社の開発チームと連携したシステム設計、作業日数、物量の予測、トラックの手配は必要台数などの詳細に至ります

カスタマー対応


引っ越しの期間は配送作業ができません。サイト上でShopはオープンして運営されてるので、引っ越しの期間中に商品を購入してくれるお客様への事前告知を行うための案内文などを作成しました

TOMの場合、準備から引っ越し完了までの期間は比較的短期間に完了しました。2014年11月に内製化を決定、翌年の2月19日で完了させています。準備作業の中で一番の懸案事項は、実作業の引っ越しオペレーション設計です、フルスクラッチで開発している商品管理システムは、外注で作業をお願いするには説明に難しい部分が多く、商品の取り扱い方法も多岐にわたるため引越し業者との見積もりは難航します。結果、自分たちでやったほうが、安全で早いという結論に至るのです。そうしてTOMでは引っ越し作業を自社で行うという意思決定をしました。

次の記事はオペレーション編です。詳しく内容に触れます。

 

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